Pengertian Surat dan Jenisnya, Fungsi, dan Macam-Macam Surat

Posted on

Dizaman modern ini mungkin surat memang sudah dikirim melalui surel (surat elektronik) agar mempermudah pengiriman serta mempercepat sampai pada orang yang dituju. Tapi masih banyak surat-surat yang dikirim melalui paket pengiriman.

Surat menjadi salah satu alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak yang ditujua. Biasanya fungsi surat itu mencakup lima hal, yakni sebagai berikut;

  1. Surat sebagai sarana pemberitahuan, permintaan dan gagasan
  2. Surat sebagai alat bukti tertulis.
  3. Surat sebagai bukti historis dan authentic
  4. Surat sebagai alat pengingat, dan
  5. Surat sebagai pedoman kerja.

Surat ini akan dikirimkan kepada jasa pengiriman barang biasanya kantor pos, dan kantor pos akan langsung mengirimkan kepada tujuan yang tertera dalam alamat surat. Mungkin sejauh ini kita hanya mengetahui kalau surat ini hanya sebatas surat pribadi dan surat undangan biasa.

Ternyata jika kita menggali lebih jauh lagi, sangat banyak sekali macam macam jenis surat yang perlu kita ketahui, mungkin untuk sekarang ini kita hanya perlu sebatas tahu tanpa perlu mengerti bagaimana cara membuatnya.

Tapi, di kemudian hari pasti kamu memerlukan salah satu dari macam macam jenis surat dibawah ini entah itu dalam dunia pekerjaan, organisasi atau lainnya. Dibawah ini akan dibawah mengenai macam macam jenis surat secara lengkap dan jelas. Simak hingga selesai ya artikel ini.

Pengertian Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat beberapa unsur, diantaranya:

  1. Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
  2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
  3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
  4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti surat, maka kita bisa merujuk kepada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi surat menurut para ahli:

1. S. Hidajat

Menurut S. Hidajat pengertian surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo pengertian surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

Baca :  Contoh Surat Niaga, Pengertian, Tujuan, Fungsi

3. Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, arti surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

4. Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

5. W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta pengertian surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

6. Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari arti surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya dengan aktivitas manusia.

7. J. Wajong

Menurut J. Wajong pengertian surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.

8. Darji

Menurut Darji pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

9. Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan definisi surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Fungsi Surat

Sesuai dengan definisi surat di atas, fungsi surat secara umum adalah sebagai alat komunikasi dalam bentuk tertulis. Berikut ini adalah beberapa fungsi surat:

  1. Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
  2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
  3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
  4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
  5. Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima

Jenis dan Macam-Macam Surat

Surat dapat dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud, dan kriteria lainnya. Agar memudahkan kita mengetahui jenis surat, berikut ini adalah macam-macam surat tersebut:

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

  • Surat pemberitahuan, biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi
  • Surat perintah, surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut
  • Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan
  • Surat peringatan, surat ini bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi
  • Surat panggilan, bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi
  • Surat Susulan, merupakan penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya
  • Surat keputusan, surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan
  • Surat laporan, surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain
  • Surat penawaran, umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

  • Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm.
  • Warkat pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.
  • Surat bersampul, surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.
  • Memorandum dan Nota, surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor.
  • Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.
Baca :  Contoh Surat Permohonan Magang Kerja Resmi

3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

  • Surat dinas, digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
  • Surat Niaga/ Bisnis, surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
  • Surat Pribadi, surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

  • Surat Biasa, umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga.
  • Surat edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.
  • Surat pengumuman, umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.

5. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

  • Surat biasa, surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan.
  • Surat rahasia, surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja.
  • Surat sangat rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain

6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

  • Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
  • Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

Macam Macam Jenis Surat

Dibawah ini adalah macam macam jenis surat yang mungkin sebagian agak terdengar asing di telinga kamu. Tapi yakinlah bahwa suatu saat kamu akan memerlukan salah satu jenis surat dibawah ini. pelajari dengan seksama ya macam macam jenis surat dibawah ini.

Surat Pribadi

Surat pribadi merupakan surat yang memang ditujukan dari seseorang kepada seseorang. Sesuai dengan namanya, isi surat ini memang sangat pribadi. Dibawah ini adalah contoh ciri-ciri surat pribadi yang perlu kamu ketahui.

  • Tidak memakai kop surat
  • Tidak adanya nomor surat
  • Untuk salam pembuka dan salam penutupnya sangat bervariasi
  • Menggunakan bahasa sehari hari yang bebas tergantung keinginan pembuat surat
  • Format surat dibebaskan

Surat Undangan

Surat undangan merupakan surat yang berisikan sebuah ajakan, permintaan atau permohonan kepada persorangan atau instansi dengan tujuan dapat menghadiri acara yang diadakan oleh pihak yang mengundang. Jika kamu berniat membuat surat undangan maka ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan, dibawah ini adalah hal yang harus kamu perhatikan oke.

  • Mengguakan bahasa yang formal dan sopan
  • Maksud, tujuan, waktu dan tempat harus sangat jelas agar tidak mempersulit pihak yang di undang.
  • Cantumkanlah indentitas pengundang dengan jelas agar pihak yang di undang tidak merasa curiga dan lebih percaya terhadap surat undangannya.

Surat Resmi

Macam macam jenis surat yang ke-3 adalah surat resmi. Surat resmi merupakan surat yang dipakai untuk kepentingan resmi baik itu organisasi, instasni atau perseorangan. Contoh dari surat resmi adalah surat edaran, surat pemberitahuan dan surat undangan. Dibawah ini adalah ciri-ciri dari surat resmi yang perlu kamu ketahui.

  • Apabila yang mengeluarkannya organisasi atau instansi maka perlu memakai kop surat
  • Terdapat nomor surat, perihal dan lampiran.
  • Memakai salam pembuka serta penutup yang lazim serta sopan.
  • Menggunakan ragam bahasa yang resmi dan formal.
  • Menyertakan cap serta stempel dari Lembaga resmi.
  • Terdapat aturan format baku dalam pembuatan surat resmi.
Baca :  Contoh Curriculum Vitae CV Daftar Riwayat Hidup

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan merupakan surat yan ditulis oleh perseorangan kepada suatu instansi ataupun perusahaan dengan tujuan kita dapat diterima kerja pada instansi tersebut. Surat lamaran pekerjaan ini termasuk ke dalam salah satu surat dinas dan surat resmi.

Maka dari itu terdapat berbagai macam aturan yang harus dipenuhi dalam penulisannya agar. Surat juga sebagai penunjuk seperti apa keseriusan kita dalam melamar pekerjaan tersebut. Dibawah ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan jika kamu berniat untuk membuat surat lamaran pekerjaan.

  • Tempat dan tanggal pembuatan surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Hal atau perihal
  • Alamat tujuan
  • Salam pembuka

Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

  1. Paragraf pembuka
  2. Isi surat
  3. Paragraf penutup

Surat Perjanjian

Surat penjanjian merupakan salah satu dari macam macam jenis surat yang bertujuan untuk membuat kesepakatan antara kedua belah pihak dengan capaian terjadinya sebuah perjanjian yang dapat diterima oleh kedua belah pihak yang bersangkutan.

Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat yang dibuah untuk membuktikan serta menjamin sebuah Lembaga atau seseorang telah diberikan sebuah kuasa atau wewenang oleh pihak yang bersangkutan mengenai hal yang sangat penting.

Surat Dinas

Surat dinas ini dipakai untuk kepentingan yang berkenaan mengenai pekerjaan formal seperti instansi dinas serta tugas kantor. Surat ini memang cuku penting dalam urusan administrasi pada sebuah lembagan atau instansi.

Fungsi dari surat dinas ini adalah sebagai arsip, bukti sejarah dari perkembangan instansi serta pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan atau instruksi. Dibawah ini adalah ciri ciri dari surat dinas yang perlu terpenuhi.

  • Memakai kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
  • Memakai nomor surat, lampiran, dan perihal
  • Memakai salam pembuka dan penutup yang baku
  • Memakai bahasa baku atau ragam resmi
  • Memakai cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
  • Format surat tertentu

Surat Pengunduran Diri

Dari namanya saja kita sudah tahu bahwa contoh surat pengunduran diri ini berfungsi sebagai sebuah surat yang diajukan oleh seseorang kepada pihak instansi atau Lembaga untuk keluar atau resign. Surat pengunduran diri tentu bersifat sensitif serta pribadi sehingga harus berhati-hati dalam membuatnya.

Surat Niaga

Surat niaga dipakai oleh instansi atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industry serta jasa usaha. Surat niaga sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar.

Share

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *